契約書、請求書、申請書、報告書…。
日本の多くの企業では、まだ紙書類が業務の中心にあり、保管・検索・共有の手間やコストがかかっています。

 

しかし、DX（デジタルトランスフォーメーション）による電子化を進めれば、業務効率が飛躍的に向上し、セキュリティやコンプライアンス面でも大きなメリットがあります。

今回は、紙書類削減DXを成功させるための3つのステップを解説します。

筆者

佐治秀保（Hideyasu Saji）

株式会社ビジネスのかんさつ / ATERENA CREATES 代表

戦略コンサルタント（DX・マーケ・人材育成）・中小企業診断士
広告クリエイター・ディレクター

プロフィール詳細（ビジネスのかんさつWEB）

 

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ステップ1：現状把握と電子化の優先順位を決める

電子化を始める前に、まずは現状の紙書類の状況を棚卸ししましょう。

 

• どの部門で、どの種類の書類が多いのか
• どの書類が業務のボトルネックになっているのか
• 法的保存義務や業務上の必要性があるものは何か

この段階で、「全部一気に電子化」ではなく、優先度の高い書類から着手するのが成功のポイントです。

例：

• 月間100件以上処理している請求書
• 他部門や外部との共有頻度が高い契約書
• 毎回紙で申請・承認している社内稟議書

ステップ2：最適な電子化ツールを選定する

電子化にはさまざまな方法・ツールがあります。目的に応じて選びましょう。

代表的な電子化DXツール

選定ポイント

• セキュリティ・アクセス権限の設定
• 法的要件（電子帳簿保存法、インボイス制度対応など）
• 現場の使いやすさ（スマホ対応、UI）
• コストとライセンス体系

ステップ3：運用ルールと定着支援

電子化ツールを導入しても、運用ルールが曖昧だと紙に逆戻りしてしまいます。
次のような仕組みを整えましょう。

 

• 入力・保存・承認のルール化（誰が、いつ、どこに保存するのか）
• 紙からデジタルへの移行期間を設定
• 社員研修やマニュアル整備
• 利用状況の定期的なモニタリング

特に最初の数か月は、現場からの質問や改善要望をすぐに反映できる体制が重要です。

電子化DXの成功事例

事例：製造業A社（従業員200名）

• 紙の発注書・納品書を電子化
• 年間約3,000時間の作業削減
• 保管コストを年間150万円削減

 

事例：飲食業B社（店舗15拠点）

• 本部との日報共有をクラウド化
• リアルタイムで売上・在庫を確認可能に
• 各店舗の残業時間を月10時間削減

まとめ

紙書類削減DXは、現状把握 → ツール選定 → 運用定着の3ステップで進めれば、失敗なくスムーズに移行できます。
まずは優先順位の高い書類から始め、小さな成功体験を積み重ねて全社展開を目指しましょう。

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