紙書類の山、押印ラッシュ、書類紛失…
そんな“アナログな仕事習慣”に悩んでいませんか？
実は、DXツールの導入でこれらの課題は劇的に減らせるのをご存じでしょうか。

 

この記事では、

• 紙書類管理がもたらす具体的なデメリット
• 今すぐ使えるDXツールの種類と導入方法
• 成功できる運用の鍵
• 成功事例

を、わかりやすくご紹介します。

筆者

佐治秀保（Hideyasu Saji）

株式会社ビジネスのかんさつ / ATERENA CREATES 代表

戦略コンサルタント（DX・マーケ・人材育成）・中小企業診断士
広告クリエイター・ディレクター

プロフィール詳細（ビジネスのかんさつWEB）

 

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紙書類がもたらす主な課題とは？

1. 時間の無駄と非効率
   　印刷・集配・押印に時間がかかり、確認や差し戻しも手間。
2. 検索・共有が困難
   　複数部署に渡る紙書類は、誰がどこにあるか分からなくなることも。
3. 情報漏えいリスク
   　未回収書類や廃棄ミスによる紛失・流出は重大事故に発展する可能性あり。
4. 承認漏れ・業務の属人化
   　押印者が出張中だったり体調不良になると、フローが止まってしまう。

DXツールでどう解決できる？

課題に応じたDXツールを導入することで、解決に繋がります。

おすすめのDXツール例

電子契約：クラウドサイン／GMOサイン

• 法的に有効＆セキュア。スマホで契約完了。
• 契約処理が年間で数十時間以上削減可能。

電子ワークフロー：kintone／Power Automate（PowerApps）

• 書類入力から承認まで電子化。
• ノーコードで簡単にオリジナルの申請フローが作れます。

電子保存・請求書：Bill One／Misoca

• OCRで請求や領収書を自動取得・保存。
• 月次会計作業が30〜50%効率化。

導入の進め方：5ステップで失敗を防ぐ

1. 業務棚卸をして書類を可視化
   　使っている紙とそのフローをリスト化。どこで滞っているかを整理。
2. 優先度が高いフローから電子化
   　契約・請求・稟議など、処理量が大きく、止まりやすいフローから着手。
3. トライアル・PoCで現場評価
   　実際の申請者・承認者に触ってもらい感触を確認。UIや体感速度を評価。
4. 全社展開と教育・ルール整備
   　定着しやすい運用ルールとマニュアル整備、定期的な使い方の動画案内などで盛り上げる。
5. 定着フォロー・改善のループ
   　「使われているか」をチェックし、「遅いフロー」や「問い合わせの多いルール」等は改善。

成功事例1｜サービス業X社：契約書を完全電子化

• 課題：契約書が月50通・印刷・押印・郵送で1件2営業日以上
• 解決：クラウドサインで即日承認＆履歴管理化
• 効果：年間600時間以上の稼働削減・営業判断も高速化

成功事例2｜製造業Y社：稟議・業務申請をkintoneで自動化

• 課題：稟議が紙ベース、確認者多く承認が数日かかる
• 解決：kintoneで稟議書を電子化・メール通知自動化
• 効果：承認スピード3倍、稟議書紛失0件に

成功のカギは3つ！

1. 紙ではなく“業務”を見ること
   　いきなり紙を捨てるのではなく、業務フロー全体を整理する。
2. 現場担当者を巻き込む
   　現場が使わなければ意味がありません。PoCの段階から参加してもらいましょう。
3. スモールスタート＋PDCA
   　まずは小さく電子化し、適宜改善する。全社展開はこれが成功の近道です。

 

また、上記に加え継続的にDXツールを使い、社内業務の「当たり前」にすることが大切です。

まとめ：紙書類の管理を省き、業務を変えよう！

• 紙管理は時間・コスト・品質の大きなムダ
• DXツールで効率化・リスク低減・スピード向上が実現可能
• 成功のポイントは「業務視点」「現場巻き込み」「段階導入」です

紙書類を「業務の重荷」として抱え続けるのではなく、DXを使って軽くスマートに変えていきましょう。

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